AI 도입을 검토할 때 대부분은 "어떤 새 솔루션을 살까"부터 알아봅니다. 그런데 막상 들여다보면, 회사가 이미 매달 결제하고 있는 Microsoft 365나 Google Workspace, Adobe, Zoom 안에 쓸 만한 AI가 들어 있는 경우가 많습니다. 등급 조정만으로 켜지는 경우도 적지 않고요. 새 비용을 만들기 전에, 지금 내고 있는 비용부터 다 쓰고 있는지 확인하는 게 순서입니다.
맥킨지 조사를 보면 생성형 AI를 도입했다는 기업은 70%를 넘지만, 실제로 영업이익에서 효과를 봤다는 곳은 6% 정도에 그칩니다. 도입과 성과 사이의 이 격차에는 여러 이유가 있는데, 그중 하나가 "도구만 늘리고 정작 가진 것은 정리하지 못한" 상태입니다. 부서마다 AI를 따로 결제하면 구독료는 중복되고, 관리할 계정은 늘고, 직원이 익혀야 할 화면도 하나 더 생깁니다.
IT나 구매, 총무를 맡은 분이 회사가 이미 가진 라이선스 속 AI를 어떻게 확인하고, 어디에 배정하고, 비용을 어떻게 정리할지를 안내해 드리겠습니다.
목차
한국 기업이 가장 많이 쓰는 네 제품과, 거기 들어 있는 AI를 정리하면 이렇습니다. 공통점은 이 AI들이 낯선 신규 프로그램이 아니라 직원이 매일 쓰던 화면 안에서 작동한다는 것입니다. 그만큼 도입 저항이 적습니다.
| 쓰고 있는 제품 | 내장 AI | 대표 활용 |
|---|---|---|
| Microsoft 365 | Microsoft 365 Copilot | 메일·문서·엑셀·PPT 초안, 회의 요약 |
| Google Workspace | Gemini | 문서·시트·Gmail 작성, Meet 회의록 |
| Adobe | Firefly · Acrobat AI 어시스턴트 | 이미지 생성, PDF 요약·질의응답 |
| Zoom | Zoom AI Companion | 회의 요약, 액션 아이템 정리 |
여기서 짚을 점은, 이 기능들이 이미 지불 중인 구독에 포함됐거나 등급만 올리면 켜지는 경우가 많다는 것입니다. 추가 도구를 사느냐 마느냐의 문제가 아니라, 가진 것을 켜느냐 마느냐의 문제일 수 있다는 뜻입니다.
새 AI 서비스를 부서별로 따로 들이면 비용이 세 갈래로 늘어납니다. 우선 구독료가 겹칩니다. 이미 Zoom에 회의 요약이 있는데 별도 회의록 도구를 또 결제하는 식이죠. 관리 부담도 커집니다. 계정과 권한, 보안 정책을 도구마다 따로 챙겨야 하니까요. 마지막으로 직원은 또 하나의 화면을 익혀야 합니다.
이미 가진 라이선스 속 AI를 켜면 이 세 가지가 거의 발생하지 않습니다. 직원은 쓰던 화면을 그대로 쓰고, 보안과 계정 관리도 기존 체계 안에서 끝납니다. 그래서 검토의 첫 질문은 "무엇을 살까"가 아니라 "무엇을 이미 가지고 있나"가 되어야 합니다.
현장에서 자주 보는 장면이 있습니다. 어떤 팀은 회의록 정리를 위해 외부 도구를 결제하는데, 회사는 이미 Zoom 유료 플랜으로 같은 기능 값을 내고 있습니다. 또 어떤 팀은 문서 작성 AI를 따로 구독하는데, 그 직원이 쓰는 Microsoft 365에 동일한 기능이 들어 있습니다. 각 팀의 선택은 나름 합리적이지만, 회사 전체로 보면 같은 기능에 두 번씩 돈을 내는 셈입니다. 부서 단위에서는 잘 안 보이고, 전사 라이선스를 한 표에 모아야 비로소 드러나는 종류의 낭비입니다.
비용만의 문제도 아닙니다. 도구가 흩어져 있으면 보안 검토도 그만큼 늘어납니다. 새 외부 서비스를 하나 들일 때마다 데이터가 어디로 가는지, 계약 조건이 어떤지 다시 확인해야 하니까요. 반대로 이미 검토를 마친 제품 안에서 기능을 켜는 것이라면 그 과정을 대부분 건너뛸 수 있습니다. 도입 속도가 빨라지는 건 덤입니다.
Microsoft 365 Copilot은 Outlook과 Word, Excel, PowerPoint, Teams 안에서 직접 움직입니다. 직원이 가장 오래 머무는 화면에서 작동하니 체감이 빠릅니다. 다만 구매 담당자에게 더 중요한 질문은 활용법이 아니라 "우리 회사 등급에는 어떤 조건으로 제공되는가"입니다. Copilot은 쓰는 요금제 등급에 따라 추가 옵션으로 붙기도 하고, 상위 플랜에 포함되기도 합니다.
실무에서는 두 경우로 갈립니다. 이미 켤 수 있는 등급인데 모르고 안 쓰는 경우, 그리고 지금 등급에서는 업그레이드가 필요한 경우. 어느 쪽인지만 확인해도 추가 지출 여부가 분명해집니다. 마드라스체크는 기업의 현재 Microsoft 365 구성을 분석해, Copilot을 가장 합리적으로 켜는 경로를 같이 잡아 드립니다.
예를 들어 매주 월요일 오전에 지난주 실적을 엑셀로 정리해 팀장 메일로 보내는 일을 떠올려 보면 됩니다. 엑셀에서 데이터 요약을 맡기고, 그 결과를 아웃룩에서 메일 초안으로 옮기는 과정이 한 화면 안에서 끝납니다. 이런 일이 부서마다 매주 반복된다는 점을 생각하면, 라이선스에 이미 들어 있는 기능을 안 켜 두는 것이 얼마나 아까운지 보입니다.
앱별 구체적인 사용 팁은 AI 에이전트 9가지 글의 Copilot 항목에서 다룹니다.
구글 환경을 쓰는 기업이라면 Gemini가 가장 매끄러운 출발점입니다. Docs, Sheets, Gmail, Meet 전반에 통합돼 있어 직원이 하던 방식 그대로 도움을 받을 수 있습니다. Docs에서는 초안 작성과 문체 다듬기, 긴 문서 요약이 되고, Sheets에서는 데이터 정리와 수식 제안이 됩니다. Gmail은 회신 초안과 스레드 요약을, Meet는 회의록 자동 생성을 처리합니다.
구매 관점에서 볼 점은 Gemini가 Workspace 등급에 따라 기본 포함되거나 상위 플랜에서 제공된다는 것입니다. 현재 등급과 사용 인원만 확인해도 이미 켤 수 있는지, 업그레이드가 필요한지가 보입니다. Microsoft 365를 함께 쓰는 혼합 환경이라면, 같은 직원에게 두 제품의 AI 값을 동시에 내고 있지 않은지도 같이 봐야 합니다.
구글 환경의 장점은 회의에서 문서로 이어지는 흐름이 자연스럽다는 데 있습니다. Meet에서 만든 회의록을 Docs로 옮겨 정리하고, 거기서 나온 일정을 다시 캘린더에 거는 과정이 한 생태계 안에서 끊기지 않습니다. 이미 구글로 일하고 있다면 새 도구를 얹기보다 이 흐름 안에서 AI를 켜는 편이 훨씬 손에 빨리 익습니다.
Adobe의 AI는 크게 둘로 나뉩니다. Firefly는 텍스트 설명만으로 이미지를 만들고 기존 이미지를 편집합니다. 상업적 이용을 염두에 두고 만든 모델이라 마케팅이나 디자인 실무에 부담 없이 쓸 수 있습니다. Acrobat AI 어시스턴트는 수십 장짜리 PDF를 요약하고, "이 계약서 해지 조건이 어떻게 되지" 같은 질문에 문서 내용을 근거로 답합니다. 계약서와 보고서, 매뉴얼을 자주 들여다보는 부서라면 체감이 큽니다.
구매 쪽에서 핵심은 플랜과 생성 크레딧 구조입니다. Adobe의 AI는 구독 플랜과 크레딧에 따라 쓸 수 있는 범위가 달라지므로, 이미지 생성 빈도나 PDF 처리량 같은 실제 사용 패턴에 맞춰 플랜을 점검해야 과지출도 부족분도 피할 수 있습니다.
특히 법무나 구매 부서처럼 긴 계약서를 자주 읽는 곳이라면 Acrobat AI의 효과가 의외로 큽니다. 30페이지짜리 계약서에서 책임 범위나 위약 조건만 빠르게 확인하는 일은 사람이 직접 하면 한참 걸리지만, 문서에 질문을 던지면 근거 위치까지 짚어 줍니다. 이런 부서에 Firefly 중심 플랜을 쥐여 주고 정작 PDF 기능은 못 쓰게 해 두는 경우가 있는데, 플랜을 한 번만 정리해도 바로 해결됩니다.
Zoom AI Companion은 회의가 끝나면 요약을 만들고, 결정 사항과 담당자별 할 일을 정리합니다. 중간에 들어온 사람에게 그때까지의 논의를 요약해 주기도 합니다.
여기서 비용 점검 포인트가 하나 나옵니다. 회의록 때문에 별도 도구를 결제하는 기업이 많은데, 이미 Zoom 유료 플랜을 쓰고 있다면 그 기능이 상당 부분 포함돼 있을 수 있습니다. 보유한 Zoom 플랜에 AI Companion이 들어 있는지부터 확인하는 것이 중복 지출을 줄이는 가장 빠른 길입니다.
요약 품질을 높이는 작은 습관도 있습니다. 회의를 시작할 때 오늘 안건을 한 줄로 말해 두고, 끝낼 때 결정 사항과 다음 할 일을 짧게 정리해 두면 자동 요약이 훨씬 깔끔하게 나옵니다. 도구를 바꾸지 않아도 이 정도만으로 결과가 달라지니, 새 회의록 솔루션을 알아보기 전에 한 번 시도해 볼 만합니다.
점검은 세 단계면 충분합니다. 먼저 현재 등급을 확인합니다. 네 제품의 정확한 요금제 등급과 계약 인원을 파악하는 것인데, 담당자조차 정확한 등급을 모르는 경우가 의외로 많습니다.
다음은 AI 포함 여부입니다. 각 등급에 AI가 이미 포함됐는지, 업그레이드가 필요한지를 봅니다. 이미 포함이면 켜기만 하면 되고, 업그레이드가 필요하면 어디에 얼마가 드는지가 분명해집니다.
마지막은 필요 인원 산정입니다. 전 직원에게 한꺼번에 줄 필요는 없습니다. 효과가 큰 부서부터 배정해 검증하고 넓혀 가는 편이 비용에서나 정착에서나 안전합니다.
라이선스 점검 체크리스트
같은 예산이라도 어느 제품의 AI를 어느 부서에 먼저 주느냐에 따라 체감이 크게 달라집니다. 전사에 일괄 배정하기보다 제품 강점과 부서 업무를 맞춰 우선순위를 두는 편이 낫습니다.
전사 도입이라는 큰 목표를 한 번에 좇기보다, 한 부서에서 가장 시간 많이 드는 업무 한두 개에 맞는 제품을 먼저 붙여 작은 성공을 만드는 편이 결과가 좋습니다.
혼합 환경이라면, 같은 직원에게 두 번 내지 않기
부서마다 다른 생태계를 쓰는 회사가 많습니다. 개발·기획은 Google Workspace, 경영지원은 Microsoft 365를 쓰는 식이죠. 이런 환경에서는 두 제품 모두에 AI 옵션을 켜면서, 결국 같은 직원에게 비슷한 기능 값을 동시에 지불하는 일이 생기기 쉽습니다.
풀어 가는 출발점은 직원 단위로 보는 것입니다. 한 직원이 실제로 어디에서 문서를 쓰고 어디에서 회의를 하는지를 기준으로 AI를 한쪽에 몰아주면 중복 없이 같은 효과를 냅니다. 제품을 줄이는 게 목적이 아니라, 직원의 실제 업무 동선에 맞춰 AI를 배치하는 것이 요점입니다.
보안 정책상 외부 AI를 못 쓰는 대기업이나 공공기관, 금융권이라면 데이터가 밖으로 나가지 않는 구축형(On-Premise) 협업 도구로 시작하는 선택지가 있습니다. 마드라스체크의 협업툴 플로우(flow)가 그런 경우로, 구축형을 지원해 데이터 통제권을 유지할 수 있습니다. 외부 클라우드로 자료를 보내야 하는 도구는 검토 단계에서 막히는 경우가 많은데, 사내에 두는 구조라면 그 부담이 줄어듭니다.
플로우와 보안 환경에서의 AI 활용은 AI 에이전트 9가지 글에서 더 자세히 다룹니다.
지금 등급에서 업그레이드하면 비용이 얼마나 늘어나나요?
제품과 등급, 인원에 따라 다릅니다. 이미 포함된 기능이라 추가 비용 없이 켜지는 경우도 있고, 일부 인원만 상위 등급으로 올려 비용을 제한하는 방법도 있습니다. 보유 계약을 기준으로 점검하면 정확한 증가분을 알 수 있습니다.
전 직원에게 한꺼번에 줘야 하나요?
아닙니다. 효과가 큰 부서부터 일부 인원에 배정해 검증한 뒤 넓히는 방식이 비용과 정착 모두에 안전합니다.
어떤 제품의 AI가 더 낫나요?
제품 간 우열을 따지기보다 회사가 이미 쓰는 생태계에 맞추는 편이 정착에 유리합니다. 기능 비교가 궁금하다면 Claude vs Copilot vs Gemini 비교 글을 참고하세요.
곧 지원이 끝나는 제품을 쓰고 있는데요?
그렇다면 라이선스 전환과 AI 도입을 묶어서 진행하는 편이 효율적입니다. 2026년 기술지원 종료 대응 가이드에서 전환 방향을 확인할 수 있습니다.
중복으로 내고 있는지 어떻게 아나요?
보유한 SaaS 구독을 한 표에 정리하고, 각 제품의 AI 포함 여부와 별도 결제 중인 AI 도구를 나란히 놓고 보면 겹치는 지점이 드러납니다. 직접 하기 부담스러우면 도입 파트너와 함께 진행할 수 있습니다.
점검은 언제 하는 게 좋나요?
계약 갱신 한두 달 전이 가장 낫습니다. 이때는 등급 조정과 인원 재배정을 함께 협상할 수 있어, 같은 예산으로 더 많은 기능을 확보하거나 불필요한 비용을 덜어낼 여지가 큽니다. 새 회계연도 예산을 짤 때 한 번 더 보면 좋습니다.
함께 읽으면 좋은 글
한 번 점검했다고 끝나는 일은 아닙니다. Microsoft, Google, Adobe, Zoom 모두 AI 기능과 요금제 구성을 자주 바꿉니다. 작년에는 추가 옵션이던 기능이 올해는 기본 포함이 되기도 하고, 반대로 별도 등급으로 떨어져 나오기도 합니다. 처음 봤을 때는 못 켜던 기능이 어느새 이미 포함돼 있을 수도 있습니다.
그래서 라이선스 점검은 일회성 프로젝트가 아니라 적어도 1년에 한 번 돌아오는 정기 업무로 두는 편이 낫습니다. 계약 갱신 때마다 새로 포함된 AI는 없는지, 여전히 중복 결제 중인 도구는 없는지 같이 보면 매년 같은 예산으로 더 많은 기능을 쓰거나 비용을 줄일 수 있습니다. 갱신 협상도 사용 현황을 정확히 쥐고 들어갈수록 유리합니다.
AI 도입의 첫걸음은 신제품 비교가 아니라 이미 내고 있는 라이선스를 점검하는 일입니다. 가진 것을 켜는 것만으로 시작할 수 있고, 중복 결제를 정리하면 새 예산 없이도 활용 폭을 넓힐 수 있습니다. 점검하고, 중복을 정리하고, 부서별로 배정하고, 주기적으로 다시 보는 순서만 지켜도 추가 비용 없이 AI 활용 수준을 한 단계 올릴 수 있습니다. 도입은 70%, 성과는 6%라는 격차를 메우는 길도 결국 가진 것을 제대로 쓰는 데서 시작합니다. 새 도구를 알아보는 일은 그 다음에 해도 늦지 않습니다.