“지난 회의 때 결정된 내용이 정확히 뭐였죠?”
회의가 끝난 후, 참석자들의 기억과 메모에만 의존하다 보면 이런 막막한 상황을 마주하게 됩니다. 중요한 결정 사항은 희미해지고, 누가 무엇을 하기로 했는지 불분명해지며, 회의에 참석하지 못한 동료는 영원히 대화의 흐름에서 소외됩니다.
이 문제를 해결하기 위해, 이제 ‘AI 회의록 요약 툴’(플로우 미팅노트, 클로바노트 등)은 선택이 아닌 필수가 되었습니다. 하지만 많은 분들이 단순히 녹음 버튼만 누른 채, AI가 모든 것을 완벽하게 해주기만을 기대합니다. AI가 요약한 내용이 엉뚱하거나 부실하다면, 그것은 AI의 성능 문제가 아니라 우리의 ‘사용법’이 잘못되었기 때문일 수 있습니다.
오늘은 AI 회의록 툴의 성능을 최대치로 끌어올려, 우리 팀의 소중한 논의를 완벽한 자산으로 만드는 ‘올바른 사용법’을 알려드립니다.
AI의 성능을 극대화하고 더 정확한 결과물을 얻기 위한 방법들입니다. 사실 이것은 AI를 위한 배려라기보다, 명확한 소통을 위한 좋은 회의 습관에 가깝습니다.
AI 녹취록 정확도를 떨어뜨리는 가장 큰 주범은 ‘겹치는 목소리’입니다. AI는 여러 음성이 동시에 입력되면 어떤 말을 분리해야 할지 혼란을 겪습니다. 회의의 기본 예절이기도 한 ‘한 사람씩 차례로, 명확하게 발언하는 습관’은 AI 시대에 가장 중요한 올바른 사용법입니다.
하나의 안건에 대한 논의를 시작할 때, 명확하게 주제를 선언하고 시작하는 것이 좋습니다. 예를 들어, “자, 지금부터 ‘3분기 마케팅 예산안’에 대해 논의 시작하겠습니다.” 라고 말하면, AI는 이 부분을 기준으로 전체 대화의 주제를 분류하고 더 정확한 소주제별 요약을 생성해 냅니다.
하나의 주제에 대한 논의가 끝났다면, 회의 주재자가 반드시 결정된 내용과 다음 할 일(Action Item)을 음성으로 요약하고 넘어가야 합니다. “네, 그럼 ‘예산안’ 건은 A안으로 최종 결정하고, 관련 상세 자료는 마케팅팀에서 다음 주 수요일까지 준비하는 것으로 정리하겠습니다.” 이 한마디가 AI가 만드는 요약본의 핵심이 됩니다.
회의가 길어지면 참석자들의 집중력이 흐트러지면서 주제와 관련 없는 이야기들이 섞이기 시작합니다. AI는 이 ‘잡담’까지 요약에 포함시키려 하므로, 요약의 질이 현저히 떨어질 수 있습니다. 회의를 가급적 짧게, 핵심 안건 위주로 진행하는 것이 올바른 사용의 기본입니다.
모든 내부 약어를 사용하지 않을 수는 없습니다. 하지만 AI와 회의에 익숙하지 않은 다른 팀원을 위해, 처음 언급할 때는 “이번 PJT, 즉 ‘프로젝트’에서는…” 와 같이 한 번쯤 풀어서 설명해주면 녹취록의 정확도와 정보 전달력을 크게 높일 수 있습니다.
대부분의 AI 툴은 ‘화자 1’, ‘화자 2’ 와 같이 발언자를 익명으로 구분합니다. 회의가 끝난 후 몇 분만 투자하여 각 화자에게 이름을 지정해주세요. 이렇게 해야 나중에 회의록을 다시 볼 때 “이 발언을 누가 했는지” 명확하게 파악할 수 있습니다.
올바른 사용법으로 회의를 진행했다면, 이제 그 결과물을 팀의 자산으로 만들어야 합니다.
AI 회의록의 가장 큰 가치는 회의 후 몇 시간씩 걸리던 녹취록 청취와 요약본 작성 업무를 단 몇 분으로 줄여준다는 점입니다. 이제 팀원들은 단순 기록 업무에서 벗어나, 다음 액션을 준비하는 데 시간을 온전히 사용할 수 있습니다.
AI 요약본은 부득이하게 회의에 참석하지 못한 동료들을 위한 최고의 배려이자, 핵심적인 정보 공유 수단입니다. 잘 정리된 요약본 하나만으로도 회의의 전체 흐름과 결정 사항을 누락 없이 파악할 수 있어, 팀 전체의 정보 격차를 해소하고 모두가 같은 선상에서 다음 업무를 시작하게 만듭니다.
음성 녹음 파일은 그 자체로는 검색이 불가능한 '죽은 데이터'입니다. AI가 생성한 텍스트 요약본과 전체 녹취록을 반드시 팀의 협업 툴(플로우, 구글드라이브 등)이나 공유 드라이브에 아카이빙해야 합니다. “3개월 전 그 프로젝트, 누가 담당하기로 결정했었지?” 라는 질문이 나왔을 때, 음성 파일을 뒤지는 대신 텍스트로 10초 만에 검색할 수 있게 되는 것. 이것이 바로 논의를 ‘자산’으로 만드는 핵심입니다.
결론적으로 AI 회의록 툴은 단순히 회의 내용을 기록하는 수단을 넘어, 팀의 소중한 논의 과정을 체계적으로 자산화하고, 정보 공유의 문화를 바꾸는 강력한 도구입니다. 오늘 알려드린 올바른 사용법을 통해, 팀의 모든 회의를 ‘흩어지는 대화’가 아닌 ‘쌓이는 자산’으로 만들어 보시기 바랍니다.
오늘도 유익한 정보를 얻으셨나요? 글을 마무리하며, 여러분의 팀의 생산성을 한 단계 더 높여줄 플로우 미팅노트를 소개합니다.
여러분의 팀이 회의 후 곧바로 업무에 집중할 수 있도록 플로우가 돕겠습니다.