지난 포스트에서는 AI를 활용해 회의록을 정확하게 정리하고, 팀의 '자산'으로 만드는 법에 대해 이야기 나눴습니다. 회의록 정리가 아무리 편해져도, 정작 회의 자체가 길고 비효율적이라면 의미가 없겠죠.
생각해 보면, 화상회의는 이미 우리 일하는 방식에 거대한 혁명을 가져왔습니다. 부산의 지사와 서울의 본사가, 심지어는 바다 건너 해외 파트너와도 바로 옆자리에 있는 것처럼 얼굴을 보고 이야기할 수 있게 되었죠. 이처럼 물리적 거리의 장벽이 사라진 것은 이제 너무나 당연한 일상이 되었습니다.
하지만 바로 그 때문에 새로운 숙제가 생겼습니다. 단순히 '연결'되는 것을 넘어, 어떻게 하면 이 소중한 시간을 더 '효율적'으로 사용할 수 있을까 하는 고민입니다. 특히 한국의 조직 문화 속에서 오랜 시간 이어져 온 회의 방식을 하루아침에 바꾸는 것은 매우 어려운 일입니다.
그럼에도 불구하고, 우리가 매일 사용하는 화상회의 툴은 우리가 상상하는 것 이상으로 발전하며 '더 나은 회의'를 할 수 있는 새로운 가능성들을 끊임없이 제시하고 있습니다. 오늘은 Zoom과 Google Meet 같은 최신 도구들이 제안하는 새로운 기능들을 살펴보며, "우리 팀의 회의 문화를 조금 더 효율적으로 바꿔볼 수는 없을까?" 라는 기분 좋은 상상을 함께 해보려 합니다.
가장 먼저 제안하고 싶은 변화는, 기술이 아닌 '약속'에서 시작합니다. 회의를 소집할 때 Google Calendar나 Outlook에 명확한 의제(Agenda)와 각 의제별 예상 소요 시간을 미리 공유하는 것입니다. 이는 회의 참석자들이 사전에 내용을 숙지하고 고민해 올 수 있게 하여, 회의가 시작되자마자 본론으로 들어갈 수 있는 가장 확실한 방법입니다. 회의의 목적과 시간 계획을 미리 공유하는 것만으로도, 불필요하게 길어지는 회의를 상당 부분 막을 수 있습니다.
수직적인 문화 속에서는 직급이나 목소리가 큰 사람 위주로 논의가 흘러가기 쉽습니다. 좋은 아이디어를 가졌지만 말할 타이밍을 놓치는 주니어, 혹은 내성적인 팀원의 의견은 그대로 묻히곤 하죠.
만약 '설문조사' 기능을 활용한다면 어떨까요? "이번 시안은 A와 B 중 어떤 것이 더 나은가요?" 와 같이 간단한 질문을 익명 투표에 부치면, 참석자 전원의 솔직한 의견을 단 1분 만에 취합할 수 있습니다. 상급자도 미처 생각지 못했던 다수의 의견을 데이터로 확인하며, 더 나은 의사결정을 내리는 데 큰 도움을 받을 수 있습니다.
여러 부서의 담당자 10명이 모여 하나의 복잡한 문제를 논의하면, 이야기가 얽히고 쉽게 산으로 가곤 합니다.
이럴 때 '소회의실(Breakout Rooms)' 기능은 놀라운 효율을 보여줍니다. 예를 들어, '개발 그룹', '디자인 그룹', '마케팅 그룹'으로 3개의 소회의실을 만들어 10분간 각자의 입장에서 아이디어를 정리하게 한 뒤, 다시 모여 결과를 공유하는 방식입니다. 팀장급 리더는 각 소회의실을 순회하며 진행 상황을 점검하고 방향을 잡아줄 수 있습니다. 이는 모두가 한곳에 모여 중구난방으로 이야기하는 것보다 훨씬 더 정리된 결과물을 빠르게 도출해 낼 수 있는 새로운 방법론을 제시합니다.
해외 지사나 외국인 파트너와 회의를 할 때, 언어의 장벽은 소통의 효율을 크게 떨어뜨립니다. 통역사를 거치면 미묘한 뉘앙스를 놓치기 쉽고, 대화의 속도도 더뎌집니다.
Zoom과 Google Meet에 탑재된 '실시간 번역' 기능은 이러한 불편함을 획기적으로 줄여줍니다. 상대방이 영어로 말하면 나에게는 한국어 자막이, 내가 한국어로 말하면 상대방에게는 영어 자막이 실시간으로 제공됩니다. 모든 참석자가 각자 가장 편한 언어로 동등하게 소통하며 오롯이 대화의 내용에만 집중할 수 있는 환경. 기술이 만들고 있는 놀라운 변화입니다.
회의가 끝난 뒤 "그래서 결론이 뭐였더라?", "누가 하기로 했지?"라며 기억을 더듬는 일은 이제 과거의 이야기가 될 수 있습니다. Zoom의 'AI Companion'이나 'Google Workspace용 Gemini'와 같은 AI 비서는 이제 회의 중에 실시간으로 우리를 돕습니다.
회의가 거의 끝나갈 무렵, AI 비서에게 "지금까지 논의된 내용과 결정사항, 그리고 담당자별 할 일을 요약해 줘"라고 요청해 보세요. AI는 즉시 핵심 요약과 Action Item을 정리해서 보여줍니다. 모든 참석자가 회의 화면을 보며 함께 내용을 검토하고, 명확한 합의를 이룬 상태로 회의를 마칠 수 있게 됩니다.
오늘 소개해 드린 기능들이 당장은 우리 조직 문화와 맞지 않아 낯설게 느껴질 수 있습니다. 하지만 세상이 변하고, 일하는 방식도 빠르게 진화하고 있습니다.
모든 것을 한 번에 바꿀 필요는 없습니다. 다음 회의 때 '설문조사' 기능을 한번 재미 삼아 써보는 작은 시도 하나가, 우리 팀의 소통 방식을 바꾸고 회의 문화를 개선하는 거대한 나비효과를 불러일으킬지도 모릅니다. 기술이 제안하는 새로운 가능성들을 외면하기보다, 우리 조직에 맞게 현명하게 활용하려는 작은 용기가 필요한 때입니다.