'고인물' 이메일, '새내기' 협업툴과 만나 '떡상'하다!

이메일 함을 열 때마다 한숨부터 나오시는 만년 야근러, 혹은 팀원들의 답 없는 회신에 뒷목 잡는 만년 팀장님들, 모두 주목! 오늘은 여러분의 묵은 체증을 확 날려줄 아주 기가 막힌 이야기를 들려드리려 합니다. 바로, ‘메일과 궁합이 찰떡같이 잘 맞는 협업툴’ 이야기죠!

목차

• 1. 이메일, 여전히 우리 곁에 머무는 업무의 '고인물'
• 2. 이메일과 협업툴, 어떻게 '썸'을 타나요?
• 3. 협업툴 빅매치! 메일 연동 능력자들을 찾아서
  • Slack: 실시간 소통의 강자, 메일도 품다
  • Microsoft Teams: 오피스 생태계의 완벽한 파트너
  • Asana: 업무 관리의 달인, 메일도 놓치지 않아
  • Notion: 만능 작업 공간, 이메일도 데이터베이스로
• 4. 플로우(flow)와 지메일(Gmail), 이보다 더 좋을 순 없다!
  • 플로우, 왜 지메일과 찰떡궁합일까?
  • 지메일에서 플로우 업무 생성하기: 마법 같은 연동
  • 실제 업무 활용 시나리오
• 5. 결론: 메일과 협업툴, 함께라면 업무 효율은 '떡상'!
  • 현명한 선택을 위한 조언
  • 미래의 협업, 이메일은 여전히 핵심

1. 이메일, 여전히 우리 곁에 머무는 업무의 '고인물'

우리가 흔히 '고인물'이라고 부르는 이메일. 한때는 사라질 듯 위태로워 보였지만, 놀랍게도 이 끈질긴 생명력으로 2025년에도 비즈니스 커뮤니케이션의 핵심 채널로 굳건히 자리매김하고 있습니다. 이메일은 단순한 메시지 전달 수단을 넘어, 안정성, 통제력, 그리고 경제성이라는 강력한 삼박자를 갖춘 채 기업의 마케팅 및 소통 전략에서 여전히 중요한 위치를 차지합니다.

이메일, 왜 아직도 중요할까요?

매일 40억 명에 달하는 이메일 사용자는 이 채널이 제공하는 광범위한 도달 범위를 여실히 보여줍니다. 소셜 미디어와 달리, 이메일은 알고리즘의 제약 없이 구독자의 받은 편지함에 직접 도달하는 '직접적이고 허가 기반의 소통'을 가능하게 합니다. 이는 고객과의 신뢰를 구축하고 브랜드 충성도를 높이는 데 결정적인 역할을 합니다. 또한, 이메일 마케팅은 투자 대비 높은 수익률(ROI)을 자랑하며, 1파운드 지출당 평균 35~40파운드의 수익을 창출하는 가장 비용 효율적인 전략 중 하나로 평가받습니다.

이메일이 단순히 과거의 유물이 아닌, 현대 비즈니스 환경에서 계속해서 중요한 역할을 하는 배경에는 끊임없는 진화가 있습니다. 과거의 정적인 도구에서 벗어나, 이메일은 모바일 최적화, 개인화, 그리고 인공지능(AI) 및 자동화 기술을 적극적으로 수용하며 변화하고 있습니다.

협업툴과의 '환상의 케미'를 찾아서

그렇다면 이 '진화된 고인물' 이메일이 현대 협업툴과 만나면 어떤 '환상의 케미'를 보여줄 수 있을까요? 이메일은 외부 소통의 창구로, 협업툴은 내부 소통과 업무 관리의 허브로 기능하며 서로의 단점을 보완하고 장점을 극대화할 수 있습니다. 오늘날의 디지털 환경에서 협업 도구는 물리적 거리에 관계없이 직원을 연결하고, 프로젝트 관리를 위한 중앙 집중식 시스템을 제공하며, 팀의 생산성을 향상시키는 데 필수적입니다.

하지만 많은 기업이 여러 애플리케이션을 동시에 사용하면서 발생하는 '앱 전환 피로도'라는 숨겨진 복병에 직면합니다. 끊임없이 애플리케이션을 전환하는 것은 팀의 귀중한 시간을 낭비할 뿐만 아니라, 집중력을 떨어뜨려 전반적인 생산성 저하로 이어집니다. 협업툴의 본질적인 가치는 바로 이러한 피로도를 해소하고 워크플로우를 최적화하여 궁극적으로 생산성을 향상시키는 데 있습니다. 이메일과 협업툴의 통합은 단순히 기능적 연결을 넘어, 사용자의 심리적 부담을 줄이고 업무 몰입도를 높이는 전략적 접근이 필요하다는 것을 보여줍니다.

2. 이메일과 협업툴, 어떻게 '썸'을 타나요?

이메일과 협업툴의 '썸'은 단순히 알림을 주고받는 수준을 넘어섭니다. 마치 잘 짜인 무대 위 배우들처럼, 각자의 역할을 충실히 수행하면서도 유기적으로 연결되어 전체적인 업무의 흐름을 매끄럽게 만듭니다. 이러한 연동은 커뮤니케이션, 작업 관리, 고객 관계 관리(CRM) 등 다양한 업무 영역에서 '정보의 중앙화'를 가능하게 합니다.

연동의 마법: 시너지를 만드는 다양한 방법

이메일 통합은 크게 세 가지 방식으로 이루어집니다. 첫째, 이메일 플랫폼 자체에 내장된 '네이티브 통합'입니다. 둘째, 별도의 도구를 통해 이메일과 다른 시스템을 연결하는 '서드파티 통합'입니다. 셋째, 특정 비즈니스 요구사항에 맞춰 이메일 연동을 맞춤 설정하는 '커스텀 통합'입니다. 어떤 방식이든 목표는 동일합니다: 탭이나 플랫폼을 오갈 필요 없이 모든 커뮤니케이션을 한 곳에 모아 업무 효율을 높이는 것입니다.

이러한 통합의 가장 큰 장점 중 하나는 '워크플로우의 자동화'입니다. 이메일 통합 플랫폼에서 자동화된 워크플로우를 설정함으로써 시간을 절약하고, 올바른 메시지가 적시에 올바른 사람들에게 전달되도록 보장할 수 있습니다. 놀랍게도, 비즈니스의 80%가 이메일 통합을 통해 수동 작업을 줄이는 효과를 경험하고 있습니다. 이는 단순히 정보를 모으는 것을 넘어, 이메일에서 시작된 정보가 협업툴 내에서 자동으로 처리되고 워크플로우를 트리거하는 혁신적인 변화를 가져옵니다.

협업 도구는 직원들이 떨어져 있더라도 연결하고, 프로젝트 관리를 위한 중앙 집중식 시스템을 제공함으로써 전반적인 생산성을 향상시킵니다. 애플리케이션을 계속 전환하는 데 드는 귀중한 시간을 절약하고 집중력을 유지하는 데 도움이 되는 통합 기능은 팀에게 필수적입니다. 실제로, 통합된 협업 플랫폼을 채택한 기업은 사일로화된 도구에 의존하는 조직보다 프로젝트 완료 시간이 30% 더 빠르다는 연구 결과도 있습니다.[6] 이는 통합이 단순한 데이터 이동을 넘어, 업무 처리 방식 자체를 혁신하는 전략적 가치를 지닌다는 것을 분명히 보여줍니다.

3. 협업툴 빅매치! 메일 연동 능력자들을 찾아서

이제 이메일과의 '궁합'이 좋은 대표적인 협업툴들을 하나하나 살펴볼 시간입니다. 각자의 개성만큼이나 다양한 연동 방식과 장단점을 비교해보고, 우리 팀에 딱 맞는 '소울메이트'를 찾아봅시다.

Slack: 실시간 소통의 강자, 메일도 품다

슬랙은 실시간 메시징의 대명사로, 이메일의 장점까지 흡수하며 소통의 허브 역할을 톡톡히 해내고 있습니다. 슬랙은 이메일을 완전히 없애는 것을 목표로 하지 않습니다. 오히려 이메일이 여전히 유비쿼터스하며 인터넷의 거의 모든 서비스에서 업데이트를 받는 데 매우 유용하다는 점을 인지하고, 이를 슬랙 채널로 가져오는 기능을 제공합니다. Standard 또는 Plus 요금제 팀은 각 채널에 고유한 이메일 주소를 부여하여 서비스 알림, CRM 업데이트, 뉴스레터 등을 슬랙으로 가져올 수 있습니다. 수신된 이메일은 슬랙 메시지로 채널에 표시되며, 클릭하면 슬랙 메시지 내에서 독립 실행형 문서로 확장되어 내용을 편리하게 확인할 수 있습니다.

슬랙의 이러한 기능은 이메일을 단순한 주고받는 도구에서, 협업 공간 내에서 '정보를 중앙 집중화하는 입력 소스'로 재해석하는 전략을 보여줍니다. 슬랙은 이메일을 통해 들어오는 다양한 외부 정보를 팀 내에서 즉시 공유하고 논의할 수 있는 '중앙 알림 레이어'로 활용하여, 정보의 사일로화를 방지하고 빠른 의사결정을 돕습니다. 슬랙은 대화가 채널로 깔끔하게 정리되어 이메일 받은 편지함의 혼란을 줄이고, 구글 드라이브, 트렐로 등 인기 도구와 통합되어 플랫폼 간 원활한 작업이 가능합니다.

Microsoft Teams: 오피스 생태계의 완벽한 파트너

마이크로소프트 팀즈는 오피스 365 생태계에 깊이 뿌리내려, 이메일(아웃룩)과의 유기적인 연동을 통해 업무 효율을 극대화합니다. 팀즈의 가장 큰 강점은 마이크로소프트 365 생태계 내에서의 '네이티브 통합'입니다. 아웃룩과의 통합은 이메일, 회의, 토론, 파일을 단일 인터페이스에서 접근할 수 있게 하여 생산성과 협업을 향상시킵니다. 아웃룩에서 팀즈 회의를 직접 예약하고, 팀즈 대화에 빠르게 접근하며, 아웃룩 이메일을 팀즈 채널이나 비공개 대화로 공유할 수 있습니다. 심지어 아웃룩 이메일을 Microsoft To Do 작업으로 전환하는 것도 가능합니다.

이는 단순히 이메일과 협업툴을 연결하는 것을 넘어, 아웃룩, 셰어포인트, 원드라이브 등 기존에 사용하던 모든 MS 도구들이 팀즈를 중심으로 유기적으로 작동하는 '총체적 워크플로우 시너지'를 창출합니다. 즉, 이미 MS 환경에 투자한 기업에게는 팀즈가 단순한 협업툴이 아니라 기존 인프라의 '확장된 허브' 역할을 수행한다는 의미를 가집니다.

Asana: 업무 관리의 달인, 메일도 놓치지 않아

아사나는 프로젝트 및 작업 관리의 강자로, 이메일을 직접 실행 가능한 작업으로 전환하여 '해야 할 일'을 놓치지 않게 돕습니다. 아사나의 직관적인 작업 관리 시스템을 통해 작업을 생성, 할당, 추적하는 것이 원활하게 이루어집니다. 각 작업에는 설명, 하위 작업, 마감일, 첨부 파일, 댓글을 포함할 수 있습니다.[15]

아사나의 이메일 연동 기능은 Gmail 및 Microsoft Outlook과 통합됩니다. 특히 Gmail의 수신 이메일을 아사나의 새 작업으로 자동 전환하거나, Gmail에서 라벨이 지정된 이메일을 아사나의 특정 그룹에 작업으로 추가할 수 있습니다. 심지어 Gmail 받은 편지함에서 별표 표시된 이메일을 아사나의 새 작업으로 자동 전환하고, Gmail의 라벨에 따라 이메일을 다양한 아사나 그룹으로 분류하는 것도 가능합니다.

아사나의 이메일 연동 기능은 이메일을 '읽는 행위'에서 '작업으로 전환하는 행위'로 패러다임을 전환시킵니다. 이는 이메일이 단순한 정보 수신 채널이 아니라, 직접적인 업무 실행의 트리거가 된다는 것을 의미합니다. 이메일에서 발생한 요청이나 정보가 자동으로 작업으로 변환되어 관리되므로, 정보 누락이나 수동 작업으로 인한 비효율성을 크게 줄여줍니다.

Notion: 만능 작업 공간, 이메일도 데이터베이스로

노션은 모든 것을 담을 수 있는 '만능 작업 공간'을 표방하며, 이메일조차도 체계적인 데이터베이스의 일부로 관리할 수 있게 합니다. 노션 데이터베이스에 이메일을 직접 저장할 수 있는 고유한 이메일 주소를 제공하며, 이메일 콘텐츠는 스타일이 적용된 이메일 또는 노션 기본 블록으로 저장될 수 있습니다.

노션의 이메일 연동은 단순히 이메일을 작업으로 바꾸는 것을 넘어, 이메일을 '데이터베이스의 한 레코드'로 취급하여 '지식 자산화'를 가능하게 합니다. AI를 사용하여 이메일에서 가치 있는 정보를 추출하고 요약하며 분류할 수 있으며, 노션 페이지에서 직접 이메일을 작성하고 보낼 수 있고, 페이지 상태에 따라 자동 전송을 설정할 수도 있습니다. 템플릿 표현식을 활용하여 이메일을 개인화하는 것도 가능합니다. 또한, CRM과 연동하여 이메일을 연락처 기록에 연결하거나 새로운 연락처를 생성하는 기능도 제공합니다. 이메일의 내용이 검색 가능한 데이터로 저장되고, AI를 통해 요약, 분류, 데이터 추출까지 가능하다는 점은 이메일이 단순한 통신 수단을 넘어 '지능적인 정보 큐레이션'의 대상이 됨을 의미합니다. 이는 이메일이 쌓이는 것을 '정보의 축적'으로 보고, 이를 체계적으로 관리하고 활용하려는 지식 중심의 팀에게 매우 강력한 시너지를 제공합니다.

주요 협업툴별 메일 연동 기능 비교

4. 플로우(flow)와 지메일(Gmail), 이보다 더 좋을 순 없다!

이제 오늘의 주인공, 플로우와 지메일의 '찰떡궁합'을 집중 조명할 차례입니다. 특히 구글 워크스페이스를 기반으로 업무를 하는 팀이라면, 플로우의 지메일 연동은 그야말로 '신의 한 수'가 될 수 있습니다.

플로우, 왜 지메일과 찰떡궁합일까?

플로우는 대한민국 최초의 AI 협업툴을 표방하며, 특히 구글 워크스페이스와의 깊이 있는 연동을 통해 지메일 사용자의 업무 효율을 극대화합니다. 플로우는 구글 워크스페이스(Google Workspace)와 유동적으로 연동하여 사용할 수 있으며, 대시보드 위젯 또는 환경설정을 통해 Gmail, Google Drive, Google Calendar 위젯을 생성할 수 있습니다. 이는 플로우가 구글 생태계의 '확장된 허브' 역할을 수행하며, 사용자가 익숙한 구글 환경 내에서 컨텍스트 전환 없이 업무를 처리할 수 있게 한다는 것을 의미합니다.

플로우의 지메일 연동은 단순한 정보 전달을 넘어, '이메일의 상호작용성 강화'라는 중요한 트렌드를 보여줍니다. '구글 동적 메일(AMP for Email)' 기능을 통해 Gmail에서 플로우의 실시간 업무 업데이트 내용을 확인하고 상호 작용할 수 있습니다. 예를 들어, 업무 담당자로 지정되거나 진행 상태가 변경될 때 Gmail을 통해 알림을 받고 바로 반응할 수 있어, 이메일을 '정적인 알림'에서 '동적인 업무 처리 공간'으로 변화시킵니다. 또한, 기존에는 구글 문서 링크를 공유하면 단순히 주소 형태로만 적용되었으나, 플로우는 구글 워크스페이스 URL 스마트 첨부(파일형 링크) 기능을 지원하여 더욱 편리한 파일 공유를 가능하게 합니다.

플로우는 48만 개 이상의 팀이 성공을 거둔 올인원 프로젝트 관리 도구입니다. 실시간 작업 관리, 메신저, 평생 파일 저장, 그룹 협업, 영상 채팅 등의 기능을 제공하며, 직관적인 인터페이스와 올인원 기능으로 다양한 산업과 규모의 팀에 적합합니다.

지메일에서 플로우 업무 생성하기. 마법 같은 연동!

지메일에서 받은 메일을 단 몇 번의 클릭만으로 플로우의 실행 가능한 업무로 전환하는 마법 같은 과정을 자세히 살펴봅시다. 이는 '이메일 기반의 업무 자동화'를 실현하고 '컨텍스트 전환 최소화'를 통해 생산성을 극대화하는 핵심적인 기능입니다.

1. 플로우 부가 기능 설치: Gmail 내에서 플로우 부가 기능을 설치하는 것은 매우 간단합니다. Gmail 화면 우측 하단에 있는 '측면 패널 표시하기' 버튼을 클릭한 후 나타나는 '+' 버튼을 누릅니다. 검색창에 'flow.team'을 입력하면 플로우 서비스가 조회되며, '설치' 버튼만 누르면 바로 설치가 완료됩니다.
2. 플로우 계정 연동: 설치가 완료되면, 지메일에서 원하는 메일을 선택합니다. 우측 패널에 나타난 플로우 앱을 선택하면 로그인 요청 페이지가 표시됩니다. 이때 플로우 계정 정보를 입력하여 로그인하고 액세스를 허용하면 모든 연동 과정이 끝납니다.
3. 업무 등록하기
   • 플로우 연동이 완료되면, 지메일 화면 우측에 업무를 생성할 수 있는 화면이 나타납니다.
   • 메일의 제목, 본문 내용, 그리고 첨부 파일이 자동으로 '업무명', '내용', '첨부파일' 항목에 포함됩니다. 이 얼마나 편리한 기능인지요! 수동으로 복사하고 붙여넣을 필요가 없습니다.
   • 가장 상단에 있는 '프로젝트' 드롭다운 메뉴에서 이 업무를 등록할 프로젝트를 선택합니다. 내용 아래에 보이는 '담당자'는 이 업무를 진행할 팀원을 설정하는 곳으로, 최대 30명까지 지정할 수 있습니다. 물론, 자동으로 포함된 제목이나 내용은 필요에 따라 자유롭게 수정할 수 있습니다.
   • '항목 추가 입력(Show more)'을 누르면 업무 시작일/마감일, 우선순위, 그룹, 공개 범위 등 추가적인 업무 상세 정보를 설정할 수 있는 화면이 나타납니다. 모든 설정을 마친 후 '등록' 버튼을 클릭하면 업무 등록이 완료됩니다. 여기서 한 가지 팁은, 시작일이나 마감일을 설정할 경우 시간 값도 필수로 입력해야 한다는 점입니다.
   • 업무 등록이 완료되면 '업무 바로 가기' 버튼을 통해 새로 등록된 플로우 업무 페이지로 직접 이동할 수 있습니다. 이메일에서 업무를 파악하고, 별도의 협업툴로 이동하여 수동으로 정보를 입력하는 번거로운 과정을 제거하여 '이메일 기반의 업무 자동화'를 실현합니다. 결과적으로 사용자는 '컨텍스트 전환'을 최소화하고, 받은 편지함에서 곧바로 업무를 시작하고 관리할 수 있게 되어 생산성 향상에 직접적인 기여를 합니다. 이는 사용자의 '인지 부하'를 줄여 업무 몰입도를 높이는 중요한 효과를 가져옵니다.

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실제 업무 활용 시나리오

플로우와 지메일 연동이 실제 업무에서 어떻게 빛을 발할 수 있는지 구체적인 시나리오를 통해 알아봅시다.

• 시나리오 1: 고객 문의 처리
  고객 문의 이메일이 수신되면, 지메일에서 바로 플로우 업무로 등록하여 담당자를 지정하고, 우선순위를 설정하며, 마감일을 지정할 수 있습니다. 고객 문의 내용과 첨부 파일이 자동으로 업무에 포함되므로, 히스토리 관리가 매우 용이해집니다. 이제 더 이상 중요한 고객 문의가 이메일함 속에서 길을 잃을 일은 없을 것입니다.
• 시나리오 2: 외부 제안/협력 검토
  외부에서 온 제안서 이메일을 플로우 프로젝트에 업무로 등록합니다. 팀원들은 해당 업무 내에서 논의를 진행하고, 관련 파일을 공유하며, 피드백을 주고받을 수 있습니다. 이메일 원본은 업무에 첨부되어 언제든 참고할 수 있어, 제안 내용에 대한 오해 없이 효율적인 검토가 가능합니다.
• 시나리오 3: 뉴스레터/정보성 메일 아카이빙
  업무 관련 중요한 뉴스레터나 정보성 이메일이 도착하면, 이를 플로우의 특정 주제 방에 업무로 등록하여 팀원들과 공유하고 체계적으로 아카이빙할 수 있습니다. 필요한 정보는 강력한 검색 기능을 통해 쉽게 찾아 활용할 수 있으며, 이는 회사의 귀중한 지식 자산으로 축적됩니다.
• 시나리오 4: 긴급 이슈 보고 및 처리
  긴급 상황 발생 시 관련 이메일을 플로우 업무로 즉시 전환하고, 담당자에게 실시간으로 알림을 보냅니다. 특히 구글 동적 메일(AMP for Email) 기능을 활용하면, 지메일 내에서 업무 상태 변경이나 댓글을 바로 확인하고 반응할 수 있어, 긴급 이슈에 대한 신속한 보고와 처리가 가능해집니다.

5. 메일과 협업툴, 함께라면 업무 효율은 '떡상'!

이메일은 여전히 우리 업무의 중요한 축이며, 협업툴은 이 이메일의 잠재력을 폭발시키는 강력한 촉매제입니다. 이 둘의 '궁합'을 제대로 이해하고 활용한다면, 우리 팀의 업무 효율은 그야말로 '떡상'할 것입니다. 더 이상 복잡한 메일함 속에서 허우적대지 않고, 핵심 업무에 집중할 수 있는 스마트한 워크스페이스를 구축하는 것이 가능해집니다.

현명한 선택을 위한 조언

협업툴과 이메일 연동 솔루션을 선택할 때는 다음 사항들을 신중하게 고려해야 합니다.

• 팀의 규모와 특성 고려: 소규모 팀은 단순하고 직관적인 툴을 선호할 수 있지만, 대규모 조직은 확장성, 강력한 관리 기능, 그리고 보안이 강화된 툴을 고려해야 합니다.
• 기존 업무 환경과의 시너지: 이미 사용 중인 메일 서비스(Gmail, Outlook 등) 및 다른 업무 도구(Google Workspace, Microsoft 365 등)와의 연동 수준을 최우선으로 고려해야 합니다. 플로우가 지메일 사용자에게 특히 강력한 이유가 바로 여기에 있습니다. 기존 인프라와의 매끄러운 통합은 도입 초기 비용과 학습 곡선을 크게 줄여줍니다.
• 필요한 핵심 기능 정의: 단순히 많은 기능이 아니라, 우리 팀이 이메일과 협업툴을 통해 해결하고자 하는 핵심 문제(정보 중앙화, 작업 관리, 소통 간소화, 파일 공유 효율화 등)를 명확히 정의하고 이에 맞는 툴을 선택해야 합니다. '만능'이라는 말에 현혹되기보다, 우리 팀의 '진정한 필요'에 집중하는 것이 중요합니다.
• 학습 곡선과 사용자 경험: 아무리 좋은 툴이라도 팀원들이 쉽게 적응하고 사용할 수 없다면 무용지물입니다. 직관적인 인터페이스와 충분한 교육 지원 여부를 확인하여, 모든 팀원이 불편함 없이 새로운 시스템에 안착할 수 있도록 해야 합니다.
• 보안 및 데이터 관리: 특히 민감한 정보를 다루는 경우, 데이터 암호화, 접근 제어, 데이터 보존 정책 등 보안 기능을 꼼꼼히 확인해야 합니다. 데이터는 기업의 가장 중요한 자산이므로, 이를 안전하게 보호하는 것이 무엇보다 중요합니다.

미래의 협업, 이메일은 여전히 핵심

미래의 업무 환경은 더욱 유연하고 통합될 것입니다. 이메일은 그 중심에서 여전히 중요한 정보의 흐름을 담당하며, 협업툴은 이 흐름을 더욱 빠르고 효율적으로 만들어 줄 것입니다. 이 둘의 시너지를 통해 우리는 더 이상 '메일함 지옥'에 빠지지 않고, 진정으로 중요한 업무에 집중할 수 있는 스마트한 워크스페이스를 구축할 수 있을 것입니다. 이제 당신의 팀도 이메일과 협업툴의 '환상의 케미'를 경험하고, 업무 효율의 새로운 지평을 열어보세요!