HubSpot 딜 기반 워크플로우: 영업 단계별 자동화로 파이프라인 효율 높이기

저희 블로그를 꾸준히 보셨다면 HubSpot 워크플로우의 강력한 기능과 다양한 활용법에 대해 이미 접해보셨을 겁니다. 기본 자동화부터 고급 기능까지 여러 차례 다루었죠.

오늘은 그중에서도 **영업 성과와 가장 직접적으로 연결되는 '딜(거래) 기반 워크플로우'**에 집중해 보려 합니다. 왜냐하면 이 딜 워크플로우를 어떻게 활용하느냐에 따라, 매출과 직결된 영업 파이프라인 관리 효율과 최종 거래 성사율이 크게 달라질 수 있기 때문입니다. 실제로 많은 영업팀 리더 및 담당자분들과 협업하다 보면 자주 듣는 고민이 있습니다. 바로 매일같이 씨름하는 영업 파이프라인 관리의 어려움입니다. 새로운 딜(거래)이 생길 때마다 다음 단계를 수동으로 챙기고, 바쁘게 돌아가다 보면 고객 팔로우업 시점을 놓치거나 팀원 간 정보 공유 지연으로 소중한 기회를 놓치는 경우도 종종 발생하죠.

혹시 '우리 팀 상황과 비슷하다'고 느끼셨다면, 오늘 이야기가 실질적인 해결책이 될 수 있습니다. **HubSpot의 '딜 기반 워크플로우'**를 활용하면 이러한 반복적인 영업 활동의 부담을 덜고 팀의 생산성을 높여, 궁극적으로 더 많은 딜을 더 효율적으로 성사시키는 효과를 기대할 수 있습니다.

이번 글에서는 딜 워크플로우의 기본 개념을 넘어, 실제 영업 파이프라인의 각 단계별로 '딜 기반 워크플로우'를 어떻게 전략적으로 활용하여 세일즈 자동화를 구현할 수 있는지, 구체적인 방법과 유용한 팁을 중심으로 알려드리겠습니다. 이제 수동적인 관리 방식에서 벗어나, 스마트한 영업 파이프라인 관리를 시작해 보세요.

왜 '딜 기반' 워크플로우에 주목해야 할까요?

HubSpot CRM을 사용하신다면 '딜(Deal)' 객체의 중요성을 잘 아실 겁니다. 개별 판매 기회를 나타내며 금액, 예상 종료일, 현재 단계 등 핵심 정보를 체계적으로 관리할 수 있게 해주죠.

연락처 기반 워크플로우가 고객 정보 자체에 집중했다면, 딜 기반 워크플로우는 한 단계 더 나아갑니다. 즉, 딜 자체의 정보 변화(예: 딜 단계 변경, 특정 금액 도달, 마지막 활동일 경과 등)를 트리거로 삼아 영업 프로세스에 직접적으로 필요한 자동화된 액션을 실행하는 것입니다.

딜 기반 워크플로우 활용의 주요 이점을 살펴보겠습니다:

• 영업 속도 개선: 딜 단계별 후속 조치를 자동화하여 불필요한 지연을 줄입니다.
• 영업 담당자 생산성 향상: 반복적인 관리 업무(알림 설정, 작업 생성 등)를 줄여 핵심 영업 활동에 더 집중할 수 있습니다.
• 프로세스 일관성 확보: 모든 딜에 표준화된 절차를 적용하여 업무 누락이나 오류를 최소화합니다.
• 파이프라인 가시성 및 예측 정확도 향상: 자동화된 데이터 업데이트와 알림을 통해 파이프라인 현황을 더 정확하게 파악하고 실적 예측의 기반을 마련합니다.

결론적으로, HubSpot 딜 워크플로우는 단순한 편의 기능을 넘어 영업 성과를 실질적으로 개선하는 강력한 성장 동력입니다.

영업 단계별 딜 워크플로우 자동화 전략: 이렇게 활용해보세요!

그렇다면 실제 영업 파이프라인의 주요 단계별로 어떤 자동화를 적용하면 효과적일지, 구체적인 아이디어를 알아보겠습니다.

  (예제 pipeline이라 휑하지만 보통은 여기에 거래로 꽉 차 있습니다.)

1. 신규 딜 생성 시 (잠재고객 -> 초기 접촉)

새로운 판매 기회가 생성되는 초기 단계에서는 신속한 인지와 적절한 담당자 배정이 중요합니다.

• 고가치 딜 즉시 알림:
  • 조건: 딜 생성됨 + 딜 금액 > 1,000만원 (예시)
  • 자동화 액션: 담당자 및 영업 관리자에게 이메일 또는 플로우로 즉시 알림 발송 (거래 자동화). 중요한 기회를 놓치지 않도록 합니다.
• 전문가 지원 필요시 작업 할당:
  • 조건: 딜 생성됨 + 특정 제품/서비스 라인 = "엔터프라이즈 솔루션" (맞춤 속성 활용)
  • 자동화 액션: 해당 솔루션 전문가에게 '기술 검토 지원' 작업(Task) 자동 생성 및 할당.

2. 초기 상담 / 자격 확인 단계 (초기 접촉 -> 상담 예정)

고객과의 첫 소통 후 약속을 잡거나, 실제 구매 가능성을 확인하는 중요한 단계입니다.

• 미팅 리마인더 자동 발송:
  • 조건: 딜 단계 = "상담 예정"으로 변경 시
  • 자동화 액션: (관련 연락처 대상) 미팅 1일 전, 리마인더 이메일 자동 발송하여 고객 경험을 높입니다.
• 정체된 딜 관리:
  • 조건: 딜 단계 = "자격 확인 중" + 마지막 활동일로부터 5일 이상 경과 시
  • 자동화 액션: 담당자에게 '후속 조치 필요' 작업 자동 생성 및 알림 (세일즈 자동화). 적절한 타이밍에 개입을 유도합니다.

3. 제안서 / 견적 발송 단계 (상담 완료 -> 제안서 발송)

고객에게 구체적인 제안을 전달하는 단계로, 체계적인 후속 관리가 필요합니다.

• 피드백 확인 작업 생성:
  • 조건: 딜 단계 = "제안서 발송됨"으로 변경 시
  • 자동화 액션: 3일 후, 담당자에게 '고객 피드백 확인' 작업 자동 생성.
• 내부 승인 프로세스 연계:
  • 조건: 딜 단계 = "견적 발송됨" + 견적 금액 > 5,000만원 (예시)
  • 자동화 액션: 관리자에게 내부 이메일로 승인 요청 알림 발송 (또는 별도 승인 워크플로우 실행).

4. 협상 / 마무리 단계 (제안서 발송 -> 계약 임박)

딜 성사를 위한 마지막 단계로, 예상 종료일 등 주요 변수를 집중적으로 관리해야 합니다.

• 마감 임박 딜 알림:
  • 조건: 딜 단계 = "협상 중" + 예상 종료일 3일 전
  • 자동화 액션: 담당자에게 '종료 임박 딜 확인' 알림 발송 (내부 알림 또는 작업 생성).
• 특정 조건 딜 검토 요청:
  • 조건: 딜 단계 = "협상 중" + 할인율 > 15% (맞춤 속성 활용)
  • 자동화 액션: 영업 관리자에게 '할인율 검토 요청' 알림 발송.

5. 계약 완료 (Closed Won) / 계약 실패 (Closed Lost)

딜의 최종 결과에 따라 필요한 후속 프로세스를 자동화하여 CRM 활용 효율을 높입니다.

• 계약 완료 후속 조치 (Won):
  • 조건: 딜 단계 = "계약 완료"로 변경 시
  • 자동화 액션:
    1. 고객에게 환영 메시지/자료 자동 발송.
    2. 온보딩 또는 고객 관리 담당자에게 관련 작업 자동 할당.
    3. 필요시 딜의 '최종 계약 금액' 등 관련 속성 자동 업데이트.
• 계약 실패 사후 관리 (Lost):
  • 조건: 딜 단계 = "계약 실패"로 변경 시
  • 자동화 액션:
    1. 담당자에게 '실패 사유 분석 및 기록' 작업 생성 (향후 전략 수립에 활용).
    2. 관련 연락처를 '장기 육성 대상' 리스트에 추가하여 지속적인 관계 관리.

딜 워크플로우 설정 시 핵심 팁

효과적인 딜 워크플로우를 구축하기 위해 다음 사항들을 기억해두시면 좋습니다.

1. 명확한 트리거 조건 설정: 워크플로우 시작 조건을 구체적이고 명확하게 설정해야 의도치 않은 작동을 방지하고 원하는 자동화를 정확히 구현할 수 있습니다.
2. 재등록(Re-enrollment) 옵션 이해 및 활용: 동일한 딜이 특정 조건을 다시 만족했을 때 워크플로우를 다시 실행할지 여부를 신중하게 결정해야 합니다. 딜 단계 변경 시마다 특정 액션을 반복해야 한다면 재등록을 허용하는 것이 좋습니다. 해당 포스트도 참고하면 좋습니다. (포스트)
3. 맞춤 딜 속성의 적극적인 활용: HubSpot 기본 속성 외에, 비즈니스 특성에 맞는 맞춤 속성(예: 제품 라인, 경쟁사, 계약 유형 등)을 정의하고 이를 워크플로우 조건에 활용하면 훨씬 정교하고 유용한 자동화가 가능합니다.
4. 충분한 테스트: 실제 영업 활동에 적용하기 전, 반드시 테스트용 딜을 이용하여 워크플로우가 모든 시나리오에서 의도한 대로 정확하게 작동하는지 충분히 검증하는 과정을 거쳐야 합니다.
5. 다른 워크플로우와의 유기적인 연계: 딜 워크플로우 실행 결과로 관련 연락처나 회사 정보를 업데이트하거나, 반대로 다른 워크플로우의 결과가 딜 정보에 영향을 미치도록 설계하면 자동화의 효과를 극대화할 수 있습니다.

결론: 자동화된 파이프라인으로 영업 성장의 효율을 높이세요!

HubSpot의 딜 기반 워크플로우는 단순한 업무 자동화를 넘어, 영업 파이프라인 전체의 효율성을 높이고 궁극적으로 매출 성장에 기여하는 중요한 전략적 도구입니다. 영업 단계별로 필요한 활동들을 세일즈 자동화함으로써, 영업 담당자들은 반복적인 관리 업무 부담을 덜고 고객과의 관계 구축 및 가치 제안이라는 본연의 역할에 더욱 집중할 수 있습니다.

지금 여러분 팀의 영업 파이프라인 관리 방식을 검토해 보십시오. 어떤 단계에서 가장 많은 시간이 소요되고, 어떤 반복 작업이 효율성을 저해하고 있나요? 오늘 살펴본 아이디어들을 바탕으로, 가장 개선 효과가 기대되는 단계의 거래 자동화부터 HubSpot 딜 워크플로우를 적용해 보시는 것은 어떨까요?

작은 자동화의 시작이 여러분 비즈니스 성장에 의미 있는 변화를 가져올 것입니다.

HubSpot workflow 활용에 대해 더 궁금한 점이 있으시면 언제든지 문의해주세요!