HubSpot 리포팅 및 대시보드 커스터마이징: '감'이 아닌 '데이터'로 말하는 법

HubSpot 리포팅 및 대시보드 커스터마이징: '감'이 아닌 '데이터'로 말하는 법

안녕하세요. 저희가 HubSpot이나 다른 SaaS 솔루션들을 도입하고, 워크플로우를 자동화하며, 고객 데이터를 차곡차곡 쌓아나가는 궁극적인 이유는 무엇일까요? 여러 이유가 있겠지만, 저는 그 핵심이 '더 나은 의사결정'에 있다고 생각합니다. 그리고 더 나은 의사결정은 '감'이나 '경험'에만 의존하는 것이 아니라, 명확한 '데이터'를 기반으로 할 때 가능해지죠.

하지만 많은 분들이 HubSpot에 데이터가 쌓여가고 있다는 것은 알지만, 정작 그 데이터를 어떻게 꺼내보고 해석해야 할지 막막해하시는 경우가 많습니다. 저 역시 처음에는 HubSpot의 수많은 데이터와 리포트 기능 앞에서 어디서부터 시작해야 할지 막막했던 경험이 있습니다. "그래서, 우리가 지난달에 한 마케팅 활동이 정말 효과가 있었나?", "영업팀의 현재 파이프라인 상황은 건강한가?" 와 같은 질문에 즉시 데이터로 답하기가 어려웠죠.

그래서 오늘은, HubSpot의 강력한 리포팅(Reporting)과 대시보드(Dashboard) 기능을 활용하여, 흩어져 있는 데이터를 의미 있는 정보로 바꾸고, 우리 팀의 성과를 한눈에 파악하며, 데이터에 기반한 소통과 의사결정을 시작하는 구체적인 방법을 공유해 드리고자 합니다.

1. 왜 '맞춤형' 리포트와 대시보드가 중요한가?

HubSpot은 기본적으로 수많은 표준 리포트를 제공합니다. 하지만 실무에서 더 큰 가치를 발휘하는 것은 결국 '맞춤형' 리포트와 대시보드입니다. 왜 그럴까요?

• 우리 회사만의 핵심 지표(KPI) 추적: 모든 회사의 성공 기준은 다릅니다. 맞춤 리포트를 통해 우리 회사, 우리 팀에 가장 중요한 핵심 성과 지표(KPI)에만 집중하고 추적할 수 있습니다.
• 명확한 목표와 팀 방향성 공유: 잘 만들어진 대시보드는 팀 전체가 동일한 목표와 데이터를 보고 소통하게 만드는 강력한 도구가 됩니다. "우리는 이번 분기에 이 지표를 높이는 데 집중하고 있습니다"라고 모두가 명확히 인지하게 되죠.
• 빠르고 정확한 의사결정 지원: 매번 데이터를 새로 취합하고 분석할 필요 없이, 대시보드만 보면 현재 상황을 즉시 파악하고 다음 행동을 결정할 수 있습니다.
• 효과적인 성과 공유 및 보고: 경영진이나 다른 팀에 우리의 성과를 보고할 때, 복잡한 엑셀 시트 대신 시각적으로 명확한 대시보드를 공유하면 훨씬 효과적으로 소통할 수 있습니다.

2. HubSpot 리포트의 종류와 기본 이해

맞춤 리포트를 만들기에 앞서, HubSpot 리포트 빌더의 기본적인 종류를 알아두면 좋습니다. Reports > Reports 메뉴로 이동한 뒤, Create report 버튼을 누르면 선택지가 나타납니다.

• Custom Report Builder (맞춤 리포트 빌더): 오늘 우리가 집중적으로 다룰 기능으로, 가장 유연하고 강력한 리포트 생성 도구입니다. 이 안에서 주로 다음 유형을 선택하게 됩니다.
  • Single object (단일 객체): '연락처', '거래', '티켓' 등 하나의 데이터 종류만 가지고 만드는 가장 기본적인 리포트입니다. (예: "이번 달 생성된 연락처 수")
  • Cross-object (교차 객체): '연락처와 거래', '활동과 티켓' 등 서로 다른 종류의 데이터를 엮어서 만드는 리포트입니다. 이게 정말 강력하죠. (예: "특정 마케팅 캠페인에 참여한 연락처들이 생성한 거래 목록")
• 그 외 다른 리포트 유형:
  • Funnels (유입경로): 고객이 특정 단계를 거치면서 얼마나 전환되는지 보여주는 깔때기 모양의 리포트입니다. (예: "방문자 > 리드 > 고객 전환율")
  • Attribution (기여도): 어떤 마케팅 활동(예: 블로그, 광고, 소셜 미디어)이 실제 수익(거래 생성)에 얼마나 기여했는지 추적하는 고급 리포트입니다.

처음에는 'Cross-object' 리포트만 잘 활용해도 대부분의 궁금증을 해결할 수 있습니다.

3. 실전! 나만의 맞춤 리포트 만들기 (Step-by-Step)

그럼, 구체적인 시나리오를 바탕으로 맞춤 리포트를 만들어 보겠습니다.

시나리오: "지난 분기에 진행한 '2025 여름맞이 웨비나' 캠페인을 통해 유입된 연락처들이 실제로 얼마나 많은 거래(Deal)를 생성했고, 그 예상 매출액은 얼마인가?"

1. 목표 정의 및 빌더 선택: '연락처'와 '거래' 데이터를 함께 봐야 하므로, Custom Report Builder에서 Cross-object를 선택합니다. 기본 데이터 소스로 Contacts와 Deals를 선택합니다.
2. 데이터 필터링 (가장 중요!): 우리가 원하는 데이터만 정확히 골라내는 과정입니다.
   • 'Contacts' 필터에서, 최초 소스(Original Traffic Source) 속성을 찾아 '2025 여름맞이 웨비나' 캠페인에 해당하는 값을 선택합니다. (UTM 값을 사용했다면 해당 캠페인 명)
   • 'Deals' 필터에서, 생성일(Create date) 속성을 '지난 분기(Last Quarter)'로 설정합니다.

1. 데이터 시각화: 필터링된 데이터를 어떻게 보여줄지 결정합니다.
   • Chart type에서 'Table(표)'이나 'Bar(막대그래프)' 등을 선택합니다.
   • 테이블에 표시할 열(Properties)을 추가합니다. 예를 들어, 거래 이름(Deal Name), 거래 금액(Amount), 거래 소유자(Deal Owner), 연락처 이메일(Email) 등을 추가합니다.
   • 막대그래프의 경우, X축은 '거래 소유자', Y축은 '거래 금액의 합계(Sum of Amount)'로 설정하면 담당자별 실적을 한눈에 볼 수 있습니다.

1. 저장 및 대시보드에 추가: 리포트 이름을 명확하게(예: "25년 여름 웨비나 캠페인 성과") 지정하여 저장하고, 관련 대시보드에 추가합니다.

4. 모든 것을 한눈에: 팀을 위한 맞춤형 대시보드 구축하기

개별 리포트들이 모여 하나의 '이야기'를 만드는 공간이 바로 대시보드입니다. 좋은 대시보드는 우리 팀의 현재 상황과 나아갈 방향을 명확하게 보여주는 나침반 역할을 합니다.

효과적인 대시보드 구축을 위한 몇 가지 팁:

• 목적에 따라 대시보드 분리: 모든 리포트를 하나의 대시보드에 담으려 하지 마세요. '마케팅팀 주간 성과 대시보드', '영업팀 파이프라인 대시보드', '경영진 보고용 월간 대시보드'처럼 목적과 대상에 따라 분리하는 것이 좋습니다.
• 가장 중요한 지표는 위, 왼쪽으로: 사람들의 시선은 보통 왼쪽 상단에서 시작합니다. 가장 중요하고 자주 확인해야 하는 KPI 리포트를 그 위치에 배치하세요.
• 다양한 시각화 방식 활용: 숫자만 나열된 표 형식보다는, 추세를 보여주는 '선 그래프', 비중을 보여주는 '원 그래프', 비교에 용이한 '막대그래프' 등을 적절히 섞어 사용하면 데이터를 훨씬 직관적으로 이해할 수 있습니다.
• 텍스트로 맥락 설명 추가: 대시보드에 텍스트 박스를 추가하여, 이 대시보드의 목적이 무엇인지, 각 리포트가 의미하는 바가 무엇인지, 현재 팀이 집중해야 할 부분이 어디인지 등에 대한 설명을 덧붙여주면 팀원들의 이해를 크게 도울 수 있습니다.
• 주기적인 공유 및 피드백: 구축한 대시보드를 정기적으로 팀과 공유하고, 더 필요한 정보나 개선할 점에 대한 피드백을 받아 계속해서 발전시켜 나가세요.

결론: 데이터를 길들이고, 전략의 방향키를 잡으세요

지금까지 HubSpot의 리포팅과 대시보드 기능을 활용하여 데이터를 우리 팀의 자산으로 만드는 방법에 대해 알아보았습니다. 처음에는 조금 복잡하고 어렵게 느껴질 수 있지만, '우리가 정말로 알고 싶은 것은 무엇인가?'라는 질문에서 시작하여 하나씩 리포트를 만들어 나가다 보면, 어느새 '감'이 아닌 명확한 '데이터'에 기반하여 소통하고 의사결정을 내리는 자신과 팀을 발견하게 될 것입니다.

HubSpot에 잠자고 있는 데이터를 그냥 두지 마세요. 오늘 당장, 평소 가장 궁금했지만 명확한 데이터로 확인하기 어려웠던 질문 하나를 정해서, 그것을 확인하기 위한 맞춤 리포트 만들기에 도전해 보시는 것은 어떨까요? 그 작은 시작이 여러분의 비즈니스를 한 단계 더 성장시키는 중요한 전환점이 될 수 있습니다. 여러분의 성공적인 데이터 기반 여정을 응원합니다.