안녕하세요. 오늘은 허브스팟 기능 집중 분석에서 조금 벗어난 이야기를 해보려 합니다. 요즘 많은 기업들이 클라우드 기반의 다양한 SaaS(Software as a Service, 서비스형 소프트웨어) 솔루션을 도입하며 업무 방식을 혁신하고 있죠. 그런데 매달 꼬박꼬박 빠져나가는 구독료 청구서를 받아들 때면, '이게 정말 우리 회사에 도움이 되는 걸까, 아니면 그냥 돈만 쓰는 건 아닐까?' 하는 고민, 다들 한 번쯤 해보셨을 겁니다. 저희 회사도 예외는 아니었습니다.
저희 회사는 협업툴 플로우를 직접 개발하고 서비스하는 SaaS 기업이기도 합니다. 그래서 전 직원이 기본적으로 SaaS 환경에 매우 익숙한 편이죠. 이런 환경 덕분에 새로운 SaaS 솔루션을 도입할 때 다른 기업들보다는 조금 더 유연하게 접근할 수 있었던 것 같습니다. 하지만 그렇다고 해서 SaaS 선택과 활용에 대한 고민이 없었던 것은 아닙니다. 오히려 다양한 솔루션을 접하면서, 그리고 저희 제품을 고객에게 제공하면서 더 깊은 고민을 하게 되더군요.
오늘 이 글에서는 DX 담당자로서 저희 회사가 겪었던 SaaS 솔루션에 대한 고민과, 이를 '똑똑한 투자'로 만들어나가는 과정에서의 경험을 공유해 드리고자 합니다. 이 글을 통해 비슷한 고민을 하고 계신 독자분들이 SaaS의 가치를 제대로 인식하고, 현명한 선택과 활용을 통해 기업의 성공적인 디지털 전환을 이끌어 가시는 데 조금이나마 도움이 되기를 바랍니다.
SaaS 솔루션이 업무 효율성을 높여준다는 건 알지만, 그럼에도 불구하고 많은 분들이 여전히 구독료를 부담스러운 '비용'으로만 여기시는 경우가 많습니다. 저희도 과거에는 비슷한 어려움을 겪었는데요, 몇 가지 이유가 있었습니다.
이런 어려움 속에서도 저희는 SaaS가 가진 잠재력을 믿고, 관점을 전환하려 노력했습니다. '어떻게 하면 이 도구들을 단순 비용이 아닌, 우리 회사의 성장 동력으로 만들 수 있을까?' 하는 고민 끝에 몇 가지 중요한 변화들을 경험할 수 있었습니다.
저희 회사는 앞서 말씀드린 것처럼 협업툴 플로우를 개발하고 판매하는 만큼, 전 직원이 플로우를 이용하여 업무를 진행합니다. 모든 프로젝트 관리, 작업 할당, 내부 커뮤니케이션이 플로우를 통해 이루어지죠. 이렇게 저희 스스로가 SaaS 환경에 깊숙이 발을 담그고 있다 보니, 다른 SaaS 솔루션의 필요성과 가치를 더 명확히 인식하고 유연하게 받아들일 수 있었습니다.
가장 큰 변화 중 하나는 고객 정보 관리 방식이었습니다. 과거에는 고객 정보가 영업팀, 마케팅팀, 지원팀 등 각 부서별로 흩어져 있어 필요한 정보를 찾거나 공유하는 데 많은 시간과 노력이 소요됐습니다. 전형적인 '데이터 사일로(Data Silo)' 현상이었죠. 하지만 HubSpot을 도입하여 고객 정보를 중앙 집중적으로 관리하기 시작하면서 이러한 벽이 허물어졌습니다. 모든 고객 관련 활동과 정보가 HubSpot에 기록되니, 어떤 부서의 담당자든 고객에 대한 통합적인 시각을 가질 수 있게 되었고, 부서 간 정보 요청이나 확인에 들어가는 시간이 획기적으로 줄었습니다.
저희의 주력 제품인 플로우를 포함한 다양한 상품에 대한 고객 문의가 접수되거나 신규 고객이 가입하면, 이 정보는 API 연동과 workflow 등을 통해 자동으로 HubSpot에 연락처 및 거래(Deal) 정보로 생성됩니다. 그러면 영업 담당자는 HubSpot에서 이 Deal을 중심으로 고객과의 모든 상호작용을 기록하고 다음 단계를 관리하죠. 고객 유치를 위한 다양한 마케팅 캠페인(이메일 마케팅, 콘텐츠 제공 등) 역시 HubSpot의 자동화 기능을 적극 활용하고 있습니다. 즉, HubSpot은 고객 정보의 핵심 저장소이자 마케팅/세일즈 활동의 허브 역할을 하고, 실제 내부 업무 진행과 관련된 구체적인 논의, 작업 할당, 프로젝트 관리는 '플로우'에서 유기적으로 진행되는 선순환 구조를 구축했습니다.
물론, 저희도 모든 것을 하나의 솔루션으로 해결하지는 못합니다. 특히 국가기관이나 특정 기업 고객과의 협업을 위해서는 고객이 사용하는 문서 도구에 맞춰야 하는 경우가 많습니다. 그래서 어쩔 수 없이 한컴오피스, Microsoft Office, Google Workspace를 병행하여 사용하고 있습니다. 기능 중복이 발생할 수 있지만, 각 솔루션의 라이선스는 꼭 필요한 업무를 담당하는 인원에게만 최소한으로 부여하여 비용 효율성을 관리하고, 고객 응대에 차질이 없도록 유연하게 대처하고 있습니다. 이것이 현실적인 DX 추진 과정에서 저희가 찾은 방법 중 하나입니다.
이러한 경험을 통해 저희는 SaaS가 단순히 편리한 도구를 넘어, 기업의 디지털 전환을 가속화하고 비즈니스 경쟁력을 강화하는 핵심 '투자'임을 확신하게 되었습니다.
'유명하니까', '남들이 다 쓰니까'라는 이유로 SaaS를 선택하는 것은 실패의 지름길이 될 수 있습니다. DX 담당자로서 여러 솔루션을 검토하고 도입해 본 경험을 바탕으로, '우리 회사의 진짜 문제를 해결해 줄 수 있는' 솔루션을 찾는 몇 가지 기준을 공유해 드립니다.
SaaS를 '투자'로 인식했다면, 그 성과를 제대로 측정하고 증명하는 것 또한 DX 담당자의 중요한 역할입니다. 단순히 '돈을 아꼈다'는 차원을 넘어, '얼마나 더 큰 가치를 창출했는가'에 초점을 맞춰 ROI(투자수익률) 관점에서 접근해야 합니다. 저희가 정량적인 성과를 파악했던 몇 가지 경험을 나눠보겠습니다.
마케팅팀의 업무 방식 변화와 시간 확보 (HubSpot 활용):
예전에는 마케팅팀에서 새로운 리드가 발생할 때마다 수동으로 데이터를 입력하고, 고객군을 나눠 이메일을 발송하는 데 많은 시간을 할애했었습니다. 하지만 HubSpot의 마케팅 자동화 기능을 도입한 후에는 이러한 과정 상당 부분이 자동화되었습니다. 그 결과, 매주 약 10~15시간 정도의 단순 반복 업무 시간이 절감되었고, 팀원들은 이 소중한 시간을 콘텐츠 기획이나 캠페인 성과 분석 같은 더 전략적인 업무에 활용할 수 있게 되었습니다.
프로젝트 관리 효율성과 투명성 증대 (플로우 활용):
저희는 협업툴을 개발하는 회사임에도 불구하고, 과거에는 여러 프로젝트가 동시에 진행될 때 담당자 간의 소통이 원활하지 않거나 각 부서의 방식대로 업무를 진행하다 보니 업무 진행 상황을 파악하기 어려워 프로젝트가 지연되는 경우가 많았습니다. 이후 부서 간 논의를 통해 플로우 프로젝트와 업무 활용 방법을 개선하고 이를 전 직원에게 전파하여 준수하도록 협의했습니다. 그 결과, 모든 프로젝트의 담당자, 마감일, 진행 상황이 투명하게 공유되기 시작했습니다. 그 결과, 프로젝트의 평균 완료 기간이 이전보다 약 15% 단축되었고, 마감 기한 준수율도 크게 향상되었습니다.
영업 성과의 가시적 개선 (HubSpot 활용):
단순히 많은 고객을 만나는 것보다, '될성부른' 고객을 '효율적으로' 만나는 것이 중요하다고 생각했습니다. HubSpot의 CRM 및 세일즈 기능을 활용하여 고객의 행동 데이터와 관심사를 기반으로 보다 정교한 타겟팅이 가능해졌습니다. 또한, 캠페인별 성과 분석을 통해 광고 채널별 리드당 비용(CPL)을 이전보다 평균 20%가량 절감했고, 고객 문의에 대한 초기 응답 속도도 30% 이상 빨라지면서 고객 전환율(CVR) 역시 꾸준히 상승하는 효과를 보았습니다.
전사적 정보 접근성 향상 및 데이터 사일로 해소 (HubSpot 중심):
가장 큰 변화 중 하나는 기존 담당자와 고객사간의 히스토리에 대한 질문이 현저히 줄어든 것입니다. 이전에는 고객 관련 정보나 업무 자료가 각 담당자나 부서별로 흩어져 있어 필요한 정보를 찾고 취합하는 데 상당한 시간이 소요됐었습니다. HubSpot을 고객 정보의 중앙 저장소로 활용하고, '플로우'를 통해 업무 테스크와 업무 관련 산출물을 체계적으로 관리하면서, 전 직원이 필요한 정보에 훨씬 빠르게 접근할 수 있게 되었습니다. 이러한 변화만으로도 부서 간 협업에 소요되던 불필요한 시간을 하루 평균 수 시간 이상 절감하는 효과를 가져왔습니다. 이 시간은 곧바로 다른 핵심 업무에 투입되어 전반적인 생산성 향상으로 이어졌습니다.
위에 언급된 정량적 지표 외에도 다음과 같은 정성적 효과 역시 중요하게 살펴보고 있습니다.
SaaS 도입이 끝이 아닙니다. 정기적으로 실제 사용 현황을 점검하고, 직원들의 의견을 수렴하여 설정을 최적화하거나 추가 교육을 진행하는 등 가치를 지속적으로 높여가는 노력이 필요합니다. 저희는 분기별로 주요 SaaS 활용 현황을 리뷰하고 개선점을 찾고 있습니다.
이러한 과정을 통해 저희는 SaaS 도입이 단순한 '지출'이 아니라, 회사의 생산성을 높이고 경쟁력을 강화하며, 궁극적으로는 비즈니스 성장에 기여하는 '가치 있는 투자'임을 구체적인 데이터와 사례로 확인하고 있습니다.
결국 SaaS 구독료는 '어떻게 선택하고 활용하느냐'에 따라 우리 회사에 단순한 비용이 될 수도, 핵심적인 투자가 될 수도 있다는 것을 저희의 경험을 통해 말씀드리고 싶습니다. 매달 지출되는 금액 자체에만 집중하기보다는, 그 솔루션이 우리 회사의 어떤 문제를 해결해주고, 어떤 새로운 가치를 창출하며, 궁극적으로 우리 회사의 성장에 얼마나 기여할 수 있는지를 면밀히 따져보는 '투자'의 관점이 필요합니다.
저희 역시 아직 부족하고, 지금도 계속해서 배우고 여러 솔루션들을 최적화해나가는 과정에 있습니다. 이 글이 현재 사용 중이거나 도입을 고려하는 SaaS 솔루션을 다시 한번 '투자'의 관점에서 점검해보고, 그 가치를 최대한으로 끌어올리는 데 작은 등불이 되기를 진심으로 바랍니다. 똑똑한 SaaS 활용을 통해 여러분 기업의 디지털 전환 여정이 성공적으로 이어지기를 응원하겠습니다.