'그분 퇴사해서 계정 삭제했는데...' 데이터 유실을 막는 '공유 드라이브'가 필요한 진짜 이유

"A 프로젝트 최종 제안서, 혹시 어디 있는지 아시는 분?"
"아... 그거 아마 퇴사한 OOO님 '내 드라이브'에 있을 텐데요."
"괜찮아요, 우리 회사 관리자가 '퇴사자 자료 아카이브' 계정으로 다 옮겨놨을 거예요. 거기서 한번 찾아보죠..."

팀 협업 중에 이런 대화를 나눠본 경험이 있으신가요? 많은 기업들이 데이터 유실을 막기 위해, 퇴사자 발생 시 그들의 파일을 resign@company.com과 같은 별도의 아카이브 계정으로 수동 이전하는 정책을 사용합니다. 이는 데이터 유실을 막는 현명한 '운영 정책(Workaround)'입니다.

하지만, 이 '수동' 작업 자체가 이미 우리 팀의 협업 시스템에 근본적인 한계가 있음을 보여줍니다.

오늘은 GWS Business Standard 플랜의 핵심 기능인 '공유 드라이브(Shared Drives)'가, 왜 이런 복잡한 수동 아카이빙 작업이 필요 없는 '근본적인 해결책'인지, 그리고 '공유 드라이브'를 200% 활용하는 핵심 팁까지 자세히 알려드립니다.

목차

1. '내 드라이브' vs '공유 드라이브': '수동 아카이빙'과 '자동 시스템'의 결정적 차이
2. [비교] Google '공유 드라이브' vs MS 'SharePoint'
3. '공유 드라이브' 200% 활용을 위한 3가지 핵심 팁 (관리자 필독)
4. 결론: 왜 '비즈니스 스탠다드'가 필수인가

1. '내 드라이브' vs '공유 드라이브': '수동 아카이빙'과 '자동 시스템'의 결정적 차이

두 기능의 차이는 '개인 책상 서랍'과 '팀 공용 캐비닛'의 차이와 같습니다.

'내 드라이브' (My Drive) - Business Starter 플랜

• 소유권: 파일을 생성한 '개인'에게 있습니다.
• 숨겨진 리스크 (관리자의 '수동' 작업):
  '내 드라이브'의 파일은 '개인' 소유이므로, 해당 직원의 계정을 삭제하면 데이터가 유실될 위험이 있습니다.
  그래서 많은 기업들이 이 데이터를 보존하기 위해, 퇴사자 계정 삭제 시 '관리자'가 '데이터 이전' 기능을 수동으로 실행하여 특정 아카이브 계정(예: resign@company.com)으로 파일들을 옮깁니다.
  • 인적 오류(Human Error)의 위험: 만약 관리자가 이 '이전' 조치를 잊거나 누락한다면, 해당 직원의 모든 데이터는 20일 후 영구적으로 삭제됩니다. 회사의 중요 자산이 관리자의 꼼꼼함이라는 '인적 요소'에 의존하고 있는 것입니다.
  • 데이터 무덤(Data Tomb) 발생: 이렇게 이전된 파일들은 아카이브 계정 드라이브에 퇴사자별 폴더로 쌓이게 됩니다. 1년 뒤, 특정 프로젝트 파일을 찾으려면, 그 '데이터 무덤' 속에서 어느 퇴사자의 폴더에 파일이 있었는지 기억해내야 하는 비효율이 발생합니다.

'공유 드라이브' (Shared Drives) - Business Standard 이상

• 소유권: 파일을 생성한 개인이 아닌, '팀(회사)'에 있습니다.
• 작동 방식: '공용 캐비닛'에 파일을 보관하고, 팀원들이 이 캐비닛에 접근하여 함께 작업하는 방식입니다.
• 핵심 가치 (시스템적 '자동' 관리):
  파일이 처음부터 '/마케팅팀', '/영업팀' 등 '팀'의 소유입니다. 따라서 팀원이 퇴사하여 계정이 삭제되더라도, 관리자가 아무런 추가 조치를 할 필요가 없습니다. 파일은 원래 있던 그 자리에 100% 안전하게 보존됩니다.
• 결론: '공유 드라이브'는 resign@ 같은 별도 계정이나 수동 이전 작업이 필요 없는, 데이터 보존이 '시스템'에 의해 자동으로 보장되는 '선제적' 조치입니다.

2. [비교] Google '공유 드라이브' vs MS 'SharePoint'

이러한 '개인'과 '팀'의 저장소 구분은 Microsoft 365 생태계에도 동일하게 존재합니다.

• OneDrive (원드라이브): Google의 '내 드라이브'와 유사합니다. 기본적으로 개인 사용자를 위한 클라우드 저장소이며, 개인 파일을 기반으로 공유가 이루어집니다.
• SharePoint (셰어포인트): Google의 '공유 드라이브'와 유사한 개념입니다. 팀과 조직을 위한 중앙 집중식 문서 라이브러리 및 협업 공간을 제공합니다.

결국, GWS든 M365든 현대적인 클라우드 협업 환경에서는 '개인용 저장소'와 '팀 자산용 저장소'를 명확히 구분하여 운영하는 것이 표준(Best Practice)입니다.

3. '공유 드라이브' 200% 활용을 위한 3가지 핵심 팁

'공유 드라이브' 기능을 활성화했다면, 이제 '잘' 쓰는 것이 중요합니다.

• 팁 1: 처음부터 '구조'를 설계하라 (부서별 vs 프로젝트별)
  '공유 드라이브'를 생성할 때 가장 많이 하는 실수는 'OOO 프로젝트'처럼 너무 잘게 쪼개거나, '회사 전체 공유방'처럼 너무 크게 만드는 것입니다.
  • 추천 구조 1 (부서 중심): "/재무팀", "/영업팀", "/마케팅팀" 처럼 부서 단위로 생성합니다.
  • 추천 구조 2 (프로젝트 중심): 여러 부서가 협업하는 대형 프로젝트라면 "/ AA 신제품 개발 TF" 처럼 프로젝트 단위로 생성합니다.
• 팁 2: '권한'을 철저히 관리하라 (참여자 vs 콘텐츠 관리자)
  모든 팀원에게 최고 등급인 '관리자' 권한을 주는 것은 재앙의 시작입니다. 역할에 따라 권한을 최소한으로 부여해야 합니다.
  • 관리자 (Manager): 드라이브 설정, 멤버 추가/삭제 등 모든 권한. (팀 리더/IT 관리자)
  • 콘텐츠 관리자 (Content Manager): 파일 추가/수정/이동/삭제 가능. (대부분의 실무자)
  • 참여자 (Contributor): 파일 추가/수정은 가능하나, 이동/삭제는 불가능. (데이터를 안전하게 쌓아야 할 때)
  • 뷰어 (Viewer): 읽기 전용.
• 팁 3: '외부 공유' 정책을 명확히 하라
  내부 기밀 문서가 포함된 드라이브를 통째로 외부 파트너에게 공유하는 실수를 막아야 합니다. /마케팅팀 (내부용) 드라이브와, /마케팅팀 (파트너 공유용) 드라이브를 별도로 생성하여 운영하는 것이 가장 안전하고 명확합니다.

4. 결론: 왜 '비즈니스 스탠다드'가 필수인가

'비즈니스 스타터' 플랜은 팀의 협업을 '시작'하게 해줍니다. 하지만 팀의 업무가 본격화되고 데이터가 쌓이기 시작하면, '내 드라이브' 방식은 반드시 한계에 부딪힙니다.

GWS 비즈니스 스탠다드로의 업그레이드는 단순히 사용자당 용량이 30GB에서 2TB로 늘어나는 것 이상의 의미를 가집니다.

그것은 우리 회사의 소중한 지적 자산을 '개인의 서랍'이나 '퇴사자 아카이브 계정'이 아닌 '회사의 안전한 공용 금고'로 옮기는 시스템의 전환이며, 관리자의 불필요한 수동 작업과 인적 오류(Human Error)의 위험으로부터 회사의 데이터를 완전히 해방시키는 가장 확실한 투자입니다.

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