영업 자동화 치트키! ✨ 허브스팟 시퀀스(Sequence)로 잠재 고객 놓치지 않기 (3탄)

안녕하세요!  지난 시간에는 허브스팟 Form 데이터를 구글 시트에 자동으로 기록하는 방법을 알아봤는데요, 오늘은 영업 담당자분들의 반복 업무를 획기적으로 줄여주고, 잠재 고객과의 꾸준한 소통을 도와주는 강력한 기능, 바로 [허브스팟 시퀀스(Sequence)]에 대해 알아보겠습니다.

혹시 잠재 고객에게 첫 이메일을 보내고 깜빡 잊거나, 너무 바빠서 후속 연락을 놓치거나, 어떤 고객에게 무슨 말을 했는지 헷갈렸던 경험, 있으신가요? 😥 괜찮습니다! 이제 허브스팟 시퀀스가 여러분의 든든한 비서가 되어줄 거예요.

허브스팟 시퀀스, 도대체 뭐길래? 🤔

[시퀀스]는 미리 설정된 [이메일 템플릿]과 [작업(Task)] 단계를 순서대로, 그리고 정해진 시간 간격에 따라 자동으로 실행하여 잠재 고객과의 [지속적인 소통]을 돕는 [영업 자동화 도구]입니다. (주로 Sales Hub 기능)

핵심은 바로 [자동화]와 [개인화]의 조화! 시퀀스는 이메일 발송과 같은 반복적인 초기 연락은 자동화하면서도, 전화 통화나 소셜 미디어 활동처럼 [영업 담당자 주도 아웃리치(Rep-led outreach)]가 필요한 [수동 작업(Manual steps)]들을 적절한 시점에 제시하여, 효율성과 섬세한 고객 관리를 동시에 가능하게 합니다. 마치 잘 짜인 각본처럼, 잠재 고객에게 적절한 타이밍에 필요한 메시지와 액션을 전달하는 거죠!

가상 시나리오: 이고객님께 미팅 제안하기!

시퀀스가 실제 어떻게 작동하는지, 가상의 시나리오를 통해 알아볼까요?

• 잠재 고객: [이고객]님 ([(주)넥스트 솔루션] 담당자)
• 상황: 이고객님이 최근 우리 회사 웹사이트에서 ['DX 성공 전략' e-book]을 다운로드했습니다. 영업 담당자인 [박세일즈]씨는 이고객님께 연락하여 간단한 니즈를 파악하고 미팅을 제안하려고 합니다.
• 목표: 꾸준하고 개인화된 접촉을 통해 이고객님과의 미팅 약속 잡기!

박세일즈씨의 허브스팟 시퀀스 설정 (예시):

박세일즈씨는 다음과 같은 5단계 시퀀스를 설정합니다.

1. [1단계: 첫 맞춤 이메일 발송 (시작 즉시)]

   • 액션: 미리 만들어둔 [이메일 템플릿] ("e-book 다운로드 감사 및 소개")을 사용하여 개인화된 이메일을 발송합니다. (자동화된 아웃리치 시작!)
   • 개인화: [Contact:Last Name] (고객 이름), [Contact:Company Name] (회사명) 등 [개인화 토큰]을 활용하여 받는 사람에게 맞춤 설정된 느낌을 줍니다.
   • 내용 예시: "안녕하세요, [Contact:Last Name]님! XXX의 박세일즈입니다. ​'DX 성공 전략' 자료 다운로드에 감사드리며, 고객님의 비즈니스에 도움이 되기를 바랍니다. 혹시 [Contact:Company Name]의 DX 추진 관련하여 15분 정도 짧게 이야기 나눌 수 있을까요?"
     
     

2. [2단계: 후속 작업(Task) 생성 (2영업일 후, 응답 없을 시)]

   • 액션: 만약 이고객님이 첫 이메일에 [응답(engage)]하지 않으면, 시퀀스는 자동으로 다음 단계를 진행합니다. 여기서는 박세일즈씨에게 [수동 작업(Task)]을 할당합니다. 이것이 바로 [영업 담당자 주도 아웃리치(Rep-led outreach)]가 필요한 부분이죠.
   • 작업 내용: "[Contact:Last Name]님 LinkedIn 프로필 확인 및 회사 관련 유용한 정보 댓글 남기기"
   • 알림: 시스템은 이 작업을 생성하여 박세일즈씨의 [작업 목록(Task Queue)]에 넣어줍니다. 즉, [리드가 (초기 자동화에) 반응하지 않았을 때, 시퀀스가 (다음에 해야 할) 수동 단계를 작업 목록에 추가하기 시작합니다(start to queue up manual steps)]. 담당자는 이 알림을 보고 직접 LinkedIn 활동을 수행하게 됩니다.
     

3. [3단계: 두 번째 이메일 발송 (3영업일 후, 응답 없을 시)]

   • 액션: 다른 [이메일 템플릿] ("유용한 아티클 공유")을 사용하여 추가 정보를 제공합니다. (자동화된 아웃리치 계속)
   • 내용 예시: "[Contact:Last Name]님, DX 관련하여 최근 저희 블로그에 발행된 DX 팁 글이 있어 공유드립니다. [Contact:Company Name]의 DX 전환 문제 해결에 도움이 될 수 있을 것 같습니다..."
     

4. [4단계: 전화 작업(Task) 생성 (2영업일 후, 응답 없을 시)]

   • 액션: 마찬가지로 이전 단계에 응답이 없으면, 시퀀스는 다시 한번 [수동 작업(Task)]을 생성하여 박세일즈씨에게 알립니다.
   • 작업 내용: "[Contact:Last Name]님께 전화하여 간단한 소개 및 미팅 제안 (e-book, 아티클 언급)"
   • 핵심: 이렇게 시퀀스는 [자동화된 아웃리치에 고객이 반응하지 않을 때, 다음에 취해야 할 일련의 작업 단계를 설정(Configure a series of task steps that starts... after automated outreach)]하여 영업 담당자가 후속 조치를 놓치지 않도록 돕습니다.
     

5. [5단계: 마지막 이메일 발송 (4영업일 후, 응답 없을 시)]

   • 액션: 정중하게 마무리하는 [이메일 템플릿] ("마무리 인사")을 발송합니다.
   • 내용 예시: "[Contact:Last Name]님, 여러 차례 연락드렸는데 연결이 되지 않아 아쉽습니다. 혹시 지금은 적절한 시기가 아닐까요? 도움이 필요하시면 언제든 편하게 회신 주세요."
     

시퀀스의 똑똑한 점! 🤖

• [자동 중단]: 가장 중요한 점 중 하나는, 만약 시퀀스 진행 중에 이고객님이 이메일에 회신하거나, 이메일에 포함된 미팅 링크를 통해 미팅을 예약하는 등 [긍정적인 반응(Engage)]을 보이면, 시퀀스는 자동으로 중단된다는 것입니다! 🎉 이는 고객이 이미 반응했는데도 불필요한 자동 메시지나 작업이 생성되는 것을 막아줍니다. (참고: 특정 유형의 참여에 반응하여 새로운 수동 단계를 시작하도록 설정하는 것은 보통 [워크플로우(Workflow)] 기능을 활용하여 더욱 [동적인 후속 조치 단계(dynamic follow-up steps)]를 만들 수 있습니다.)

연락처를 시퀀스에 등록하기:

• HubSpot CRM의 연락처 상세 화면에서 ["시퀀스 등록(Enroll in Sequence)"] 버튼을 클릭하여 이고객님을 위에서 만든 시퀀스에 등록합니다.
• 등록 시, 각 이메일 템플릿 내용을 최종적으로 검토하고, 필요하면 추가적인 개인화 문구를 삽입할 수 있습니다.

시퀀스 활용 효과:

• [일관성 있는 후속 조치]: 모든 잠재 고객에게 체계적이고 일관된 방식으로 연락할 수 있습니다.
• [시간 절약]: 반복적인 이메일 작성 및 작업 관리 시간을 절약하여 핵심 영업 활동에 집중할 수 있습니다.
• [개인화된 접근]: 템플릿과 토큰을 활용하여 자동화 속에서도 개인화된 메시지를 전달할 수 있습니다.
• [시기적절한 소통]: 미리 설정된 간격에 따라 자동으로 연락하여 타이밍을 놓치지 않습니다.
• [리드 누수 방지]: 바쁘다는 핑계로 잠재 고객을 놓치는 일을 방지합니다.

마무리하며...

오늘은 허브스팟 시퀀스 기능을 활용하여 영업 자동화 프로세스를 구축하는 방법을 가상 시나리오를 통해 알아봤습니다. 시퀀스는 단순한 자동 발송 도구가 아니라, [자동화된 단계]와 [영업 담당자 주도 활동(Rep-led outreach)]을 지능적으로 결합하여, 영업 담당자가 잠재 고객과 의미 있는 관계를 구축하도록 돕는 강력한 조력자입니다.

허브스팟 시퀀스에 대해 더 궁금한 점이 있으시면 언제든 문의해주세요!